Các nhà quản lý thường lúng túng không biết làm thế nào để tạo động lực hiệu quả cho những nhân viên không mệt mỏi. Nghiên cứu chỉ ra rằng trước tiên nên xác định lý do khiến nhân viên thiếu động lực trước khi sử dụng chiến lược mục tiêu. Những lý do này được chia thành bốn loại được gọi là bẫy động lực. Cụ thể, đây là những giá trị không phù hợp, thiếu hiệu quả của bản thân, cảm xúc gián đoạn và lỗi phân bổ. Mỗi cái bẫy trong số bốn cái bẫy này đều có những nguyên nhân riêng biệt và đi kèm với các chiến lược cụ thể để giải phóng một nhân viên khỏi cái bẫy đó. Việc xác định chính xác cái bẫy nào đã gài bẫy nhân viên của bạn và áp dụng biện pháp can thiệp đúng mục tiêu có thể khiến mọi thứ hoạt động trở lại.
Motivation (Động lực) – Việc sẵn sàng hoàn thành công việc bằng cách bắt đầu thay vì trì hoãn, kiên trì đối mặt với sự phân tâm và đầu tư đủ nỗ lực tinh thần để thành công – chiếm 40% thành công của các dự án nhóm. Tuy nhiên, các nhà quản lý thường lúng túng trong việc làm thế nào để tạo động lực hiệu quả cho những nhân viên không mệt mỏi. Theo chúng tôi về nghiên cứu về động lực chỉ ra rằng chìa khóa là các nhà quản lý trước tiên phải xác định chính xác lý do khiến nhân viên thiếu động lực và sau đó áp dụng một chiến lược có mục tiêu.
Đánh giá cẩn thận bản chất của động lực nào đã gây ra trước khi hành động là rất quan trọng. Áp dụng chiến lược sai lầm (ví dụ, thúc giục nhân viên làm việc chăm chỉ hơn, khi học có 1 lý do khác là họ họ không thể làm điều đó trong khả năng của họ) thực sự có thể phản tác dụng, khiến động lực giảm sút thêm.
Những lý do này được chia thành bốn loại – một bộ tứ mà chúng tôi gọi là motivation traps (bẫy động lực) . Cụ thể, chúng là:
1) Values mismatch – giá trị không phù hợp
2) Lack of self-efficacy – thiếu hiệu quả của bản thân
3) Disruptive emotions cảm xúc gián đoạn
4) Attribution errors lỗi phân bổ.
Mỗi cái bẫy trong số bốn cái bẫy này đều có những nguyên nhân riêng biệt và đi kèm với các chiến lược cụ thể để giải phóng một nhân viên cái bẩy đó.
Dưới đây là bốn bẫy động lực và từng chiến lược được nhắm mục tiêu giúp nhân viên của bạn thoát khỏi chúng:
Trap 1, Values mismatch – Giá trị không khớp: Tôi không đủ tập trung để làm điều này.
Làm thế nào cái bẫy này gài bẫy nhân viên: Khi một nhiệm vụ không kết nối hoặc đóng góp vào điều gì vào giá trị của người làm, họ sẽ không có động lực để thực hiện nó.
Làm thế nào để giúp một nhân viên thoát khỏi cái bẫy này: Tìm hiểu những gì nhân viên quan tâm và kết nối nó với nhiệm vụ. Thông thường, các nhà quản lý nghĩ về điều gì thúc đẩy bản thân và cho rằng nhân viên của họ cũng vậy. Tham gia vào cuộc trò chuyện thăm dò và xem xét quan điểm để xác định những gì nhân viên của bạn quan tâm và giá trị đó liên kết với nhiệm vụ như thế nào.
Có nhiều loại giá trị khác nhau mà bạn có thể rút ra. Một là giá trị quan tâm , hoặc mức độ hấp dẫn về mặt trí tuệ của một tác vụ (task). Đối với điều này, hãy tìm mối liên hệ giữa tác vụ (task) và những thứ (things) mà nhân viên thấy thú vị. Một vấn đề khác là giá trị danh tính (indent value), hoặc làm thế nào để tất cả các kỹ năng của nhân viên được bật ra khi làm một tác vụ được yêu cầu. Chỉ ra cách mà công việc đang làm dựa trên năng lực mà họ coi là một phần quan trọng trong bản chất hoặc vai trò của họ – chẳng hạn như tham gia vào làm việc nhóm, phân tích giải quyết vấn đề hoặc làm việc dưới áp lực.
Importance value – Giá trị tầm quan trọng là mức độ quan trọng của một nhiệm vụ. Xác định các cách để làm nổi bật nhiệm vụ quan trọng như thế nào để đạt được sứ mệnh của nhóm hoặc của công ty. Cuối cùng, giá trị thực tiễn là thước đo chi phí đạt được nhiệm vụ so với lợi ích lớn hơn. Tìm cách cho thấy việc hoàn thành nhiệm vụ cụ thể này đóng góp như thế nào vào các mục tiêu lớn hơn của nhân viên và tránh thất bại. Đôi khi, về cơ bản, có thể cần yêu cầu nhân viên phải làm khi thực hiện một nhiệm vụ không mong muốn – nói rõ với họ lợi ích tương lai mà việc hoàn thành sẽ mang lại.
Khi một nhân viên không thấy được giá trị của tác vụ ngay từ đầu và các điểm không phù hợp có thể không rõ ràng, cách tốt nhất của người quản lý là cố gắng chỉ cho họ thấy nhiều giá trị khi làm công việc đó. Một hoặc nhiều người trong số họ có thể gây tiếng vang cho nhân viên khác.
Trap 2, Lack of self-efficacy – Thiếu Hiệu quả Bản thân: “Tôi không nghĩ mình có thể làm được điều này.”
Làm thế nào cái bẫy này gài nhân viên: Khi người làm việc tin rằng họ không đủ năng lực để thực hiện một nhiệm vụ, họ sẽ không có động lực để thực hiện nó.
Làm thế nào để giúp một nhân viên thoát khỏi cái bẫy này: Xây dựng cảm giác tự tin và năng lực của nhân viên. Điều này có thể được thực hiện theo một số cách. Một là chỉ ra những thời điểm trong quá khứ họ đã vượt qua những thử thách tương tự. Có thể chia sẻ những ví dụ về những người khác giống như họ, những người đã vượt qua những thử thách tương tự theo cách mà nhân viên có thể làm. Xây dựng cảm giác hiệu quả của bản thân với những thử thách khó dần dần hoặc bằng cách chia nhỏ nhiệm vụ hiện tại thành những phần có thể quản lý được.
Thông thường, những nhân viên thiếu hiệu quả bản thân tin rằng thành công ở một nhiệm vụ cụ thể sẽ đòi hỏi đầu tư nhiều thời gian và năng lượng hơn họ có thể làm. Giải thích rằng họ có khả năng thành công nhưng có thể đã đánh giá sai nỗ lực cần thiết; thúc giục họ nên có nhiều nỗ lực hơn đồng thời bày tỏ sự tin tưởng rằng nỗ lực của họ sẽ dẫn đến thành công. Sẽ hữu ích nếu các nhà quản lý cung cấp thêm một số hỗ trợ khi công việc đang được tiến hành.
Đôi khi nhân viên mắc phải bẫy động lực ngược lại. Họ có thể thiếu động lực vì họ cảm thấy, theo một nghĩa nào đó, quá sức. Những nhân viên có tính hiệu quả quá cao đặt ra một trong những thách thức khó khăn hơn về quản lý động lực. Những người quá tự tin thường mắc sai lầm, ngay cả khi họ chắc chắn rằng họ biết mình đang làm gì. Khi họ sai, họ khăng khăng rằng đó là tiêu chuẩn để đánh giá sự thành công của nhiệm vụ là sai sót, vì vậy họ không chịu trách nhiệm về những thất bại của mình.
Khi đối phó với những nhân viên như vậy, điều quan trọng là tránh thách thức khả năng hoặc chuyên môn của họ. Thay vào đó, hãy chứng minh cho họ thấy rằng họ đã đánh giá sai các yêu cầu của nhiệm vụ và thuyết phục họ rằng nó đòi hỏi một cách tiếp cận khác.
Trap 3, Disruptive emotions – Cảm xúc xáo trộn: “Tôi quá khó chịu khi làm điều này.”
Cách mà bẫy này gài nhân viên: Khi người làm việc bị cuốn vào những cảm xúc tiêu cực như lo lắng, tức giận hoặc trầm cảm, họ sẽ không có động lực để thực hiện nhiệm vụ.
Cách giúp nhân viên thoát khỏi cái bẫy này: Hãy bắt đầu cuộc trò mà chắc chắn rằng bạn không thể bị nghe lén. Nói với họ rằng bạn muốn hiểu lý do tại sao họ khó chịu và tích cực lắng nghe . Không đồng ý hoặc bất đồng . Hãy không phán xét bằng cách hỏi những gì nhân viên tin rằng đang khiến họ khó chịu. Sau đó, tóm tắt ngắn gọn những gì họ đã nói lại với họ và hỏi xem bạn đã hiểu chưa. Nếu họ nói “không”, hãy xin lỗi và nói với họ rằng bạn đang lắng nghe cẩn thận và “vui lòng thử lại”. Khi mọi người cảm thấy họ đã được thấu hiểu, những cảm xúc tiêu cực của họ sẽ dịu đi một chút. Có thể hữu ích khi nói với họ rằng bạn muốn xem xét những gì họ đã nói với bạn và hẹn thời gian vào ngày hôm sau để thảo luận. Điều này thường giúp người đó kiểm soát cảm xúc của họ nhiều hơn.
Hãy nhớ rằng tức giận là niềm tin rằng ai đó hoặc điều gì đó bên ngoài đối với người đó đã gây ra hoặc sẽ gây tổn hại cho họ. Thuyết phục nhân viên đang cảm thấy tức giận cố gắng kiềm chế niềm tin của họ về ngoại cảnh là kết quả của sự thiếu hiểu biết hoặc tai nạn chứ không phải do chủ ý. Đề xuất các cách họ có thể tập trung công sức để loại bỏ mối đe dọa đó. Sự trầm cảm đôi khi xuất phát từ việc nhân viên tin rằng họ đang thiếu hụt nội bộ ở một khía cạnh nào đó mà họ không thể kiểm soát được. Trong trường hợp này, thường giúp gợi ý rằng họ không bị “hỏng” hoặc “không đủ” mà chỉ cần đầu tư nhiều công sức hơn vào các chiến lược hiệu quả. Đề nghị rằng bạn sẽ giúp họ khi gặp khó khăn trong công việc. Những nhân viên lo lắng hoặc sợ hãi thường phản ứng tích cực với sự hỗ trợ về cách tiếp cận nhiệm vụ của họ cũng như những lời nhắc nhở rằng họ có khả năng và có thể thành công với nhiều nỗ lực hơn.
Nếu cảm xúc không dịu đi theo thời gian và nỗ lực hoặc nếu chúng xuất phát từ bên ngoài nơi làm việc, chẳng hạn, có thể tiếp cận nhân viên để tư vấn cho họ.
Trap 4, Attribution errors – Lỗi phân bổ: “Tôi không biết cái gì đã xảy ra với điều này.”
Cái bẫy này gài nhân viên như thế nào: Khi nhân viên không thể xác định chính xác lý do khiến họ phải vật lộn với một tác vụ hoặc khi họ gán cho cuộc tranh cải của họ là một lý do nằm ngoài tầm kiểm soát của họ, họ sẽ không có động lực để thực hiện nó.
Cách giúp nhân viên thoát khỏi bẫy này: Giúp nhân viên suy nghĩ rõ ràng về nguyên nhân khiến họ phải vật với tác vụ. Lỗi phân bổ thường được đổ lỗi khi nhân viên dường như tìm lý do để không thực hiện nhiệm vụ ( ốm, năn nỉ giao việc quá nhiều hoặc “không đủ thời gian”, cố gắng để hoàn thành nhiệm vụ cho đồng nghiệp khác). Giúp nhân viên xác định chính xác lý do tại sao nhiệm vụ dường như không thể vượt qua có thể giúp họ vượt qua sự né tránh như vậy. Nếu họ xác định được một nguyên nhân nằm ngoài tầm kiểm soát của họ (chẳng hạn như đổ lỗi cho người khác hoặc một sai sót trong bản thân không thể sửa chữa được), hãy đề xuất những nguyên nhân khác nằm trong tầm kiểm soát của họ, chẳng hạn như sự cần thiết phải áp dụng một chiến lược mới hoặc để áp dụng mức kế hoạch tốt hơn.
Trong 4 bẫy động lực này, mẹo là hãy suy nghĩ toàn diện hơn về điều gì ngăn cản nhân viên khởi xướng, kiên trì và nỗ lực tinh thần. Nghiên cứu cho thấy rằng các nhà quản lý có thể làm nhiều hơn nữa để chẩn đoán các vấn đề về động lực của nhân viên. Khi động lực không còn, việc xác định chính xác cái bẫy nào đã gài bẫy nhân viên của bạn – và chỉ áp dụng biện pháp can thiệp đúng mục tiêu – có thể khiến mọi thứ hoạt động trở lại.
—————————————-
KC Partnership Consultant
- https://kcpconsultant.com/
- 62A Phạm Ngọc Thạch P.6 Q.3 TP HCM
- Hotline: 0989.676.498
- Email: info@kcpconsultant.com
