THIẾT KẾ & TÁI CẤU TRÚC CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP SME
Xem xét vai trò và chức năng của Giám đốc điều hành.
Đầu tiên ta nên bắt đầu từ việc xem xét lại chức năng của ban quản lý hoặc ban giám đốc điều hành và cả tổ chức. Các vấn đề ngắn hạn và dài hạn mà các nhà quản lý phải đối mặt trong tổ chức của mình.
Vai trò của các giám đốc điều hành là đảm bảo công ty luôn luôn là một hệ thống các hoạt động được phối hợp một cách có ý thức dựa trên một số nguyên tắc và tất cả các thành viên của công ty phải sẵn sàng hợp tác. Họ phải có khả năng giao tiếp với nhau và họ phải thực hiện cùng mục đích chung của công ty .
Ngày nay quy trình điều hành theo một nghĩa nào đó không chỉ đơn giản là trí tuệ hay kỹ thuật mà nó là thẩm mỹ và đạo đức. Bạn sẽ là một giám đốc điều hành tồi nếu bỏ qua các vận đề cân bằng giữa cuộc sống và công việc, stress và áp lực, sức khỏe tinh thần của đội ngũ và người lao động.
Các giám đốc điều hành phải hành động vì lợi ích của công ty nói chung, thay vì một bên hoặc nhiều bên liên quan khác. Họ chịu trách nhiệm trước công ty và sự tồn vong của công ty, có trách nhiệm với cổ đông, khách hàng, nhân viên và với cộng đồng.
Quá trình tạo ra giá trị ảnh hưởng đến tổ chức doanh nghiệp
Việc thiết kế và quản lý các tổ chức hiệu quả cần bắt đầu với quá trình tạo ra giá trị. Để hiểu cách mà một công ty tạo ra giá trị chúng ta phải hiểu mô hình kinh doanh mà công ty đó như thế nào.
Làm thế nào để công ty của bạn tạo ra giá trị hoặc cách công ty kiếm tiền?
Các giám đốc điều hành thường xuyên trăn trở về môi trường nội bộ bên trong công ty và môi trường bên ngoài nơi mà đối thủ cạnh tranh, thị trường, các biển đổi liên tục và không có gì là chắc chắn
Chiến lược phát triển, tìm cách để trở nên tốt hơn đối thủ cạnh tranh của công ty
Tổ chức nguồn lực khác nhau như phòng nhân sự, kế toán, tài chính, sản xuất và tạo ra tổ chức với sự khác biệt và tích hợp các nhiệm vụ, quyền hạn và cấu trúc nguồn lực khác nhau.
Và cuối cùng, thực hiện chiến lược cho tổ chức của mình. Hành vi của nhân sự trong công ty hình thành thông qua cấu trúc các quyết định được ban hành, và từ đó hình thành nên văn hóa tổ chức.
Trên đây là những thành phần cơ bản của việc thiết kế và quản lý các tổ chức hiệu quả.
Quá trình tạo ra giá trị
Môi trường bên ngoài tạo ra cho chúng ta những cơ hội, những mối đe dọa tiềm ẩn, sự không chắc chắn, những vấn đề về nguồn lực sẵn có và đặt ra trước mắt chúng ta để chúng ta phải suy nghĩ.
Môi trường bên trong của chúng ta. Môi trường nội bộ gắn liền với một số điểm mạnh của công ty.
- Điểm yếu của chúng ta là gì?
- Chúng tôi có năng lực trong lĩnh vực nào?
- Phong cách lãnh đạo của chúng ta là gì?
- Chúng tôi đã hoạt động tốt như thế nào trong quá khứ?
Tuyên bố chiến lược được đội ngũ quản lý và Giám đốc điều hành sẽ cùng nhau phát triển cho tổ chức như sứ mệnh, chiến lược và mục tiêu hoạt động.
Tập hợp tất cả những điều này lại với nhau chúng ta có thể bắt đầu thiết kế tổ chức.
Mô hình kinh doanh
Ứng dụng mô hình canvas trong xây dựng mô hình kinh doanh. Mô hình canvas càng ngày càng phổ biến trong việc xây dựng mô hình kinh doanh gồm 9 yếu tố trong đó Giá trị đề xuất cho khách hàng – Value Proposition là trái tim của mô hình canvas, bên trái mô hình là chi phí và các hoạt động cung như nguồn lực tham gia quá trình tạo ra giá trị và bên phải mô hình là doanh thu, kênh bán hàng và khách hàng mục tiêu.
Mô hình canvas
Thiết kế cơ cấu tổ chức
2 yếu tố cấu thành bao gồm:
- yếu tố khác biệt: nhiệm vụ, quyền hạn, nguồn lực và
- yếu tố tích hợp: phối hợp và kiểm soát
5 khối chính :
- Thượng tầng: CEO, Ban giám đốc
- Trung tầng: Các cấp trưởng phòng ban trực tiếp
- Trung tầng – Công nghệ: Các phòng ban không trực tiếp như R&D,
- Trung tầng – Hỗ trợ: Các phòng ban không trực tiếp như kế toán, nhân sự
- Hạ tầng: Các đội, nhóm trực tiếp
Các cơ cấu tổ chức căn bản
Divisional và Functional là 2 dạng cơ cấu tổ chức căn bản, tham khảo bài viết sau
https://kcpconsultant.com/co-cau-to-chuc-doanh-nghiep-vua-va-nho/
Cơ cấu tổ chức kết hợp
Thực tế cho thấy rất hiếm khi doanh nghiệp sử dụng riêng lẻ 1 mô hình mà đa số sử dụng dạng kết hợp. Có 3 hình thức kết hợp:
- Tổ chức kết hợp chung
- Cơ cấu kết hợp hiện đại (Sơ đồ tổ chức của Google, Apple, Facebook)
- Cơ cấu kết hợp Tập đoàn và nhóm kinh doanh
Thiết kế cơ cấu tổ chức – Yếu tố tích hợp
Phối hợp tại nơi làm việc
Phối hợp hàng dọc , các quy định phối hợp công việc theo top-down hoặc bottom up và thể hiện khá rõ ràng trong quy định trong chế độ báo cáo.
- Phối hợp theo thứ bậc
- Phối hợp theo kế hoạch, quy định nội bộ, quy trình hướng dẫn thực hiện công việc
- Điều phối viên – Coordinator (sẽ ảnh hưởng chi phí)
- Và cao nhất là phối hợp theo hệ thống IT
Phối hợp hàng ngang, là khi các hoạt động trong doanh nghiệp cần sự phối hợp của các phòng ban khác nhau có cùng cấp bậc trong cơ cấu tổ chức
- Paperwork: các form files hành chính hoặc các quy trình liên phòng ban
- Direct Contact: làm việc trực tiếp
- Liaison Role: Phát sinh một vị trí chịu trách nhiệm cho phối hợp công việc nào đó
- Task Force: một lực lượng đặc biệt được công ty thành lập cho một dự án nào đó
Kiểm soát hoạt động
Kiểm soát hoạt động dạng cổ điển hay còn gọi Manage By Procedure (MBP) , hệ thống kiểm soát cổ điển bao gồm 4 yếu tố: kiểm soát ngân sách, kiểm soát chế độ báo cáo, kiểm soát tuân thủ quy trình và hệ thống thưởng phạt
Kiểm soát hoạt động dạng hiện đại hay còn gọi Manage By Objective (MBO) , áp dụng Balanced Scorecard và xây dựng các thang đo cho 4 nhóm mục tiêu chiến lược của công ty bao gồm:
- Tài chính: ROI, lợi nhuận, tăng trưởng doanh thu, giảm chi phí…
- Khách hàng: thị phần, số lượng khách hàng mới trên số lượng khách hàng trung thành, đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng
- Quy trình nội bộ: tốc độ giao nhận hàng hóa, quản lý chất lượng, hậu mãi, quản lý lãng phí và tránh lãng công
- Năng lực đội ngũ:sự hài lòng của nhân viên, tỷ lệ thôi việc giảm và hiệu quả công việc
Thực tế rất khó có thể áp dụng chỉ dạng MBO hoặc chỉ MBP, các CEO và nhà quản trị nên áp dụng dạng hỗn hợp và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của mình. Việc áp dụng quá nặng về MBP sẽ dẫn đến chán nản của nhân sự hoặc chỉ MBO thì tổ chức lỏng lẻo và kém tuân thủ.
Các vấn đề khác có thể ảnh hưởng đến việc thiết kế cơ cấu tổ chức
Ngoài các nội dung trên, việc thiết kế cơ cấu cho một tổ chức cũng cần cân nhắc một số ảnh hưởng khác như sau:
- Vòng đời của doanh nghiệp
Tham khảo https://kcpconsultant.com/vong-doi-doanh-nghiep/
- Quỹ đạo thay đổi trong ngành nghề của mình
- Chiến lược và công nghệ hoạt động: SDP, DPS, DSP (Sale, Develop, Produce)
- Các dạng workflow – dòng chảy công việc
- Chiến lược cạnh tranh
Cơ cấu tổ chức không thể cố định và bất biến trong khi môi trường kinh doanh luôn thay đổi, việc xem xét đánh giá và tái cấu trúc cơ cấu tổ chức là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của CEO và quản lý tầm cao.
Liên hệ:
KC Partnership Consultant
- https://kcpconsultant.com/
- 62A Phạm Ngọc Thạch P.6 Q.3 TP HCM
- Hotline: 0989.676.498
- Email: info@kcpconsultant.com
