Blog, Tin tức

Quy trình phối hợp phòng ban

Posted on by webadmin
11
May

Quy trình phối hợp phòng ban

  1. Workshop xác định dòng chảy công việc
  2. Xây dựng task matrix —> Xây dựng chủ từng quy trình và người phản biện
  3. Thu thập dữ liệu bao gồm form files doanh nghiệp đang sử dụng
  4. Soạn thảo draft version với chủ quy trình
  5. Tổ chức cuộc họp phản biện quy trình
  6. Ban hành và hướng dẫn áp dụng
  7. Tổ chức đánh giá tuân thủ quy trình, cập nhật nếu cần

Sự phối hợp giữa các phòng ban là sự thống nhất, hòa nhập, đồng bộ hóa các nỗ lực của các thành viên trong nhóm để tạo ra sự thống nhất hành động nhằm theo đuổi các mục tiêu chung. Nó là một lực lượng tiềm ẩn ràng buộc tất cả các chức năng khác của nhà quản lý.

Trong tổ chức sự phối hợp giữa các phòng ban một số bộ phận như: Nhân sự, Sản xuất, Tiếp thị, Mua hàng, Bán hàng, Tài chính, Nghiên cứu và Phát triển. Mỗi bộ phận có vai trò liên kết với nhau để quản lý. Hơn nữa, một tổ chức được chia thành ba cấp chính, đó là:

  • Cấp cao nhất bao gồm giám đốc quản lý và giám đốc điều hành.
  • Cấp trung gian bao gồm giám đốc và trưởng bộ phận.
  • Cấp thấp nhất bao gồm người quản lý, người giám sát và đốc công.

Đối với doanh nghiệp SME làm thế nào để cải thiện sự phối hợp của các phòng ban để đạt được các mục tiêu kinh doanh?

Sau đây là 7 bước xây dựng quy trình phối hợp phòng ban cho SME có thể giúp ích cho doanh nghiệp:

  1. Workshop xác định dòng chảy công việc

Workshop sẽ mất nhiều thời gian để nắm bắt hết tất cả yêu cầu đã đặt ra. Nó cũng bao gồm một bài tập mở đầu khuyến khích các thành viên cộng tác và thảo luận, và một hoạt động kết thúc chỉ ra các bước tiếp theo.

Hoạt động này hoạt động tốt trong các nhóm có 3–5 người, bất kỳ nhóm nào nhiều hơn 3-5 người nên chia nhỏ thêm thành nhiều nhóm. Điều này giúp ích cho việc thảo luận và đa dạng ý kiến.

Điều quan trọng là tìm kiếm những người thừa trong quy trình làm việc và ghép nối công việc này với ma trận RACI (hiểu ai là người chịu trách nhiệm, có trách nhiệm phải giải thích, được tư vấn và thông báo) có thể có nghĩa là quy trình làm việc trạng thái trong tương lai được sắp xếp hợp lý hơn vì một số người có thể không cần thiết.

Vào cuối hội thảo, bạn muốn có một bức tranh toàn cảnh về các nhóm nhìn thấy quy trình sản xuất nội dung từ đầu đến cuối. Nếu họ thấy điều gì đó bất thường ở một giai đoạn nhất định, hãy hỏi họ những gì nhóm có thể biết và xây dựng.

  1. Xây dựng task matrix —> Xây dựng chủ từng quy trình và người phản biện

Mô tả cụ thể các bước trong quy trình làm việc. Cách thức thực hiện các bước công việc ntn? –   Trường hợp việc diễn giải cách thức thực hiện quá phức tạp, dài…thì cần một tài liệu riêng để hướng dẫn thực hiện.

  1. Thu thập dữ liệu bao gồm form files doanh nghiệp đang sử dụng

Thu thập dữ liệu và phân tích thống kê để có thể đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu cho nghiên cứu.

  1. Soạn thảo draft version với chủ quy trình

Phối hợp với chủ quy trình lên bản nháp biến đổi các yếu tố đầu vào thành kết quả cho đầu ra.

  1. Tổ chức cuộc họp phản biện quy trình

Đưa giả định thử nghiệm tính khả thi của quy trình. Nội dung phân tích thử nghiệm sẽ bao gồm các yếu tố công đoạn, điểm kiểm soát, thiết bị sử dụng, tần suất, tài liệu hướng dẫn, người kiểm tra, hồ sơ…

  1. Ban hành và hướng dẫn áp dụng

Trong quá trình xây dựng hệ thống quy trình làm việc, chỉ dừng ở lý thuyết trên giấy là khổng đủ. Chính vì vậy, cần phải tổ chức hướng dẫn thực thực tế chi tiết và dễ hiểu thông qua hướng dẫn.

  1. Tổ chức đánh giá tuân thủ quy trình, cập nhật nếu cần

Việc kiểm tra tuân thủ quy trình sẽ giúp doanh nghiệp xác định được hiệu quả của những quy trình làm việc đề ra trong thực tiễn, từ đó đưa ra phương án điều chỉnh phù hợp.

KC Partnership tư vấn quy trình phối hợp nội bộ cho hệ thống siêu thị Metromart

Kết quả workshop, các ý tưởng được ghi trên giấy note

Nếu bạn cần tư vấn xây dựng quy trình phối hợp phòng ban hãy 

Liên hệ  

#Tư vấn chiến lược | #Tái cấu trúc | #Lập kế hoạch | #Quy trình 

—————————————-

KC Partnership Consultant

webadmin