Blog, Tin tức

7 bước xây dựng quy trình vận hành kho tổng

Posted on by webadmin
Hệ thống quản lý kho tổng
09
Nov

7 bước xây dựng quy trình vận hành kho tổng

Bạn đang sở hữu một không gian rộng cùng vị trí thuận lợi để phát triển thành một kho hàng. Hay bạn đã là chủ sở hữu của một kho hàng nhưng lại không biết cách thức để vận hành kho sao cho hiệu quả, tiết kiệm chi phí mà lại đạt được hiệu suất cao nhất. Lý do là vì chúng ta đã và đang gặp phải tình trạng mà rất nhiều kho hàng vướng vào, đó là làm việc mà không có quy trình. Vậy tại sao phải xây dựng quy trình vận hành kho và cần xây dựng quy trình vận hành kho như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn 7 bước để xây dựng quy trình vận hành kho hiệu quả.

Tại sao phải xây dựng quy trình vận hành kho?

Quy trình vận hành kho là toàn bộ quá trình từ tiếp nhận, phân loại, bảo quản, phân phối, giao nhận, đến khi hoàn tất thống kê báo cáo hàng hóa cho các bộ phận có liên quan.

Xây dựng quy trình vận hành sẽ giúp cho công việc được vận hành theo một hệ thống, nhân viên mới dễ dàng nắm bắt công việc và nhanh chóng hòa nhập.

Nhờ có quy trình vận hành kho mà hoạt động của kho diễn ra trơn tru hơn, tiết kiệm được nguồn nhân lực và chi phí.

Người quản lý kho cũng như doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát hiệu quả làm việc và xử lý một cách nhanh chóng các vấn đề phát sinh.

Các bước xây dựng quy trình vận hành kho tổng

Vậy làm sao để xây dựng được quy trình hiệu quả và mang lại lợi ích tốt nhất? 7 bước xây dựng quy trình vận hành kho của chúng tôi dưới đây sẽ giúp bạn giải quyết điều đó.

Bước 1: Nhập kho

Có nhiều cách phân loại hàng hóa nhập kho khác nhau ví dụ:

  • Theo loại hình nhập hàng có hàng từ Nhà cung cấp, hàng trả về từ Cửa hàng hay hàng trả về từ xưởng sản xuất.
  • Theo chủng loại hàng hóa có hàng tươi, hàng khô, hàng trái cây, vật liệu tiêu hao (những mặt hàng sử dụng nội bộ doanh nghiệp mà không xuất bán), nguyên vật liệu F&B, trang thiết bị công cụ dụng cụ (phục vụ cửa hàng, nhà xưởng ví dụ như bàn, ghế…).
  • Theo mục đích có hàng nhập lẻ hay theo thùng, nhập kho thường hay kho mát, theo nhu cầu hàng tồn hàng chờ.

Tùy thuộc vào hồ sơ nhập hàng từ bộ phận Thương mại mà kho thực hiện xây dựng phương án nhận hàng, vị trí xếp hàng nhận, thời gian nhận, phân bổ nhân sự nhận hàng.

Khi nhập kho cần lưu ý kiểm tra số lượng hàng hóa dựa trên file scan hàng và đơn đặt hàng, kiểm tra chất lượng hàng hóa bằng cảm quan, đặc biệt chú ý đến HSD của hàng hóa. Hoàn tất thủ tục nhập hàng bằng việc cập nhật số liệu lên hệ thống và lưu trữ bàn giao chứng từ cho các bên có liên quan.

Bước 2: Chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng xuất

Đối với hàng chợ, hàng chưa được dán tem, hàng cần chuyển từ chẵn sang lẻ cần dán tem để xuất bán. Dựa trên kế hoạch hàng và thông tin chuyển hàng từ chẵn sang lẻ. Thực hiện tách chiếc các kiện, lô hàng hóa lớn theo nhu cầu. Đóng bao bì theo quy cách, dán tem. Đếm hàng hóa, scan hàng vào file scan hàng chú ý HSD của sản phẩm. Chốt số liệu và nhập lên hệ thống. Lưu ý tất cả các công việc cần hoàn thành trong 24 giờ.

Bước 3: Bảo quản hàng hóa và tài sản

Mỗi loại hàng hóa được lưu trữ đúng nơi quy định theo layout của DC. Hàng hóa cần để trên Pallet để tránh ngập nước, không xếp chồng hàng hóa quá cao, xếp đúng theo số lớp quy định của từng loại hàng hóa. Tránh để lẫn hàng này qua hàng kia. Kiểm đếm hàng ngày, hàng tuần để đảm bảo hàng hóa luôn đủ số lượng và đảm bảo chất lượng. Cần vệ sinh kho hằng ngày, hàng tuần để đảm bảo môi trường bảo quản hàng hóa là tốt nhất. Tận dụng thể tích và diện tích kho khi bảo quản hàng hóa bằng cách áp dụng các nguyên tắc xuất nhiều thì xếp gần cửa kho, xuất ít thì để xa; hàng nhẹ lên kệ, xếp chồng.

Đối với tài sản kho như kho, bãi, các loại máy móc thiết bị phục vụ cho kho thì cần sử dụng đúng theo mục đích, hướng dẫn của từng dụng cụ. Công cụ dụng cụ sau khi sử dụng cần trả đúng nơi quy định. Pallet để hàng cần vệ sinh thường xuyên bằng cách xịt khuẩn, kiểm tra và sửa chữa các công cụ dụng cụ có dấu hiệu hư hỏng.

Bước 4: Xuất hàng

 Hàng hóa khi xuất có thể phân loại dựa trên hình thức xuất hàng bao gồm: Xuất hàng điều chuyển nội bộ để bán, Xuất hàng theo phân bổ gấp, Xuất hàng combo hoặc đơn hàng nhà máy, Xuất hàng F&B, Xuất hàng công cụ dụng cụ và vật tư tiêu hao, Xuất hàng tươi để bán, Xuất hàng thành phẩm trái cây, Xuất hàng nội bộ.

Nhân viên kho dựa theo đơn hàng do Leader phân bổ tiến hành soạn hàng vật lý, cần chú ý quan tâm: Tên hàng – Barcode – Số lượng – HSD. Scan hàng xuất vào file xuất hàng. Team Leader kiểm tra hàng xuất dựa theo đơn hàng và file scan để ra đơn hàng xuất cuối cùng. Đóng kiện và dán tem số kiện bàn giao cho bên vận chuyển.

Trong quá trình soạn hàng xuất, cần kiểm tra kĩ số lượng đặc biệt chú ý HSD của sản phẩm. Khi có các dấu hiệu bất thường về chất lượng sản phẩm cần báo cho quản lý biết để xử lý. Khi bàn giao kiện hàng cần có giấy tờ xác nhận và phải lưu trữ đầy đủ để đối chiếu khi cần.

Bước 5: Nghiệp vụ chứng từ

Một số loại chứng từ của kho như: Biên bản bàn giao hàng, Đơn hàng, Phiếu điều chuyển nội bộ, Danh mục hàng hóa, Phiếu đổi trả nhà cung cấp. Các chứng từ này sẽ được lưu trữ và ký xác nhận bởi bộ phận kho và các bộ phận có liên quan theo quy định của từng loại chứng từ.

Chứng từ kho cần được lưu trữ và ký xác nhận theo yêu cầu để đối chiếu khi cần.

Bước 6: Nghiệp vụ liên quan đến hệ thống dữ liệu

Sử dụng phần mềm giúp cho việc quản lý và xử lý các vấn đề liên quan đến đơn đặt hàng của kho được chính xác, nhanh chóng và hiệu quả. Tiết kiệm được thời gian trong việc nhập, xuất số liệu lại đảm bảo độ chính xác. Từ đó nâng cao hiệu suất làm việc đồng thời giảm chi phí vận hành kho.

Bước 7: Giao nhận

Hàng hóa sau khi chuẩn bị sẵn sàng để xuất kèm theo bộ chứng từ giao nhận sẽ được giao theo lịch. Lịch giao hàng là lịch nhận hàng tại cửa hàng do kho phát hành, được cập nhật hằng ngày bởi kho. Bên giao nhận là đối tác thuê bên ngoài, bên nhận là cửa hàng và bếp.

Trước khi giao cần kiểm tra số lượng kiện giao để sắp xếp xe và sắp xếp thứ tự kiện hàng trong xe. Cần có chữ ký của nhân viên kho, nhân viên giao và nhân viên nhận hàng ký xác nhận trên giấy tờ giao nhận hàng.

Để kho hàng của bạn có thể vận hành một cách hiệu quả và tối ưu nhất, hãy xây dựng quy trình vận hành cho kho hàng. Để xây dựng quy trình vận hành kho phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn hãy liên hệ cho KC Partnership Consultant.

Liên hệ  

#Tư vấn chiến lược | #Quy trình | # Vận hành kho

—————————————

KC Partnership Consultant

webadmin