Bạn có nhiều việc phải làm hơn so với thời gian hiện tại cho phép.
Bạn mọi thứ để công việc được hoàn thanh nhanh bằng nhiều cách ưu tiên các công việc theo thứ tự khẩn cấp , không khẩn cấp, quan trọng , không quan trọng,… Bạn đã cố gắng tập trung. Tiếp theo là tăng hiệu quả của bạn để bạn có thể tốn ít thời gian hơn mà vẫn hoàn thành tốt công việc. Dưới đây là 5 chiến lược để trợ giúp bạn. Bắt đầu bằng cách làm rõ những gì thực sự cần thiết và ở từng cấp độ.
Chính xác thì chiến lược nào sẽ phù hợp nhất với bạn sẽ thay đổi theo từng người và từng tình huống. Hãy sử dụng 1 trong 5 chiến lược này cũng có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần.
1 . Làm rõ những kỳ vọng thực tế
Khi bạn đảm nhận một nhiệm vụ quan trọng, hãy nói chuyện với bất kỳ bên liên quan chính nào về những gì họ mong đợi ở bạn. Có lẽ họ cần một bản PowerPoint hoặc không. Có lẽ họ cần một công việc A + hoặc có thể một B + sẽ ổn. Họ cần một kế hoạch toàn diện hoặc có thể chỉ là một bản phác thảo công việc.
Bằng cách làm rõ những gì thực sự cần thiết và ở cấp độ nào, bạn có thể tiết kiệm hàng giờ đồng hồ để quyết định những việc cần làm và hoàn thành nhiệm vụ.
- Sử dụng lại nguồn tài liệu trước đó
Khả năng giảm thời gian bằng cách tái sử dụng tài liệu tùy thuộc vào trách nhiệm cụ thể của bạn đang đảm nhiệm. Bạn có thể sao chép, dán và chỉnh sửa tài liệu. Điều đó có thể xảy ra với email, bản trình bày, đào tạo, đề xuất và hầu như bất kỳ loại hoạt động nào khác mà bạn đang giao tiếp truyền đi một điều gì đó rất giống nhau.
Chiến lược này rất hữu ích nhất những người thường xuyên phải thuyết trình và training. Khi bạn bị thúc ép về thời gian, đừng cố làm theo những tư liệu bạn đã lên kế hoạch mà hãy đại tu tài liệu có sẵn và sử dụng bạn sẽ để tiết kiệm hàng giờ và cung cấp nội dung tốt nhất. Những diễn giả hàng đầu có xu hướng lặp đi lặp lại cùng một bài phát biểu bởi vì thực hành sẽ tạo nên sự hoàn hảo.
- Phát triển các biểu mẫu và danh sách kiểm tra
Để tăng tốc quá trình làm việc của bạn với công việc thường ngày, hãy đưa ra một biểu mẫu hoặc danh sách công việc cụ thể. Ví dụ: tôi có một email mẫu mà tôi điền vào hàng năm để gửi cho kế toán với thông tin thuế cuối năm của tôi. Và chi tiêu hàng tháng, bạn có thể lập ra danh sách kiểm tra tài chính.
Bạn có thể các biểu mẫu để làm báo cáo cho hàng tháng, bản trình bày hoặc chương trình họp hàng quý. Ngoài ra, bạn có thể thấy giá trị cho việc lập kế hoạch hàng tuần, các cuộc họp trực tiếp hoặc các hoạt động lặp lại khác. Cả biểu mẫu và danh sách kiểm tra đều cho phép bạn thực hiện tốt công việc trong thời gian ngắn hơn vì bạn không cần phải mất thời gian ghi nhớ những việc cần làm hoặc quyết định bước tiếp theo.
Bạn có thể giữ các mẫu và danh sách kiểm tra này trong một hệ thống phức tạp hơn, nhưng tôi thấy rằng thường chỉ cần ghi lại chúng trong tài liệu Word là đủ.
- Biến nó thành một cuộc trò chuyện
Tùy thuộc vào những gì bạn cần hoàn thành, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách chia sẻ những gì bạn đã làm bằng lời nói. Ví dụ, có thể người quản lý của bạn yêu cầu bạn nghiên cứu một chủ đề cụ thể. Thay vì viết ra một bài thuyết trình chính thức, nó có thể hoàn thành mục đích của bạn trong thời gian ngắn hơn bằng việc ghi chú và sau đó trình bày ý tưởng của bạn trong cuộc họp trực tiếp.
Chiến lược này cũng có thể hoạt động tốt nếu bạn cần truyền đạt về các khái niệm trừu tượng hơn, như thiết kế.
- Hộp thời gian Công việc của bạn
Cuối cùng, một chiến lược để vẫn hoàn thành tốt công việc trong thời gian ngắn hơn là quyết định trước bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian cho một nhiệm vụ cụ thể hoặc một phần của nhiệm vụ và sau đó kiên trì thực hiện nó. Ví dụ, nếu bạn có xu hướng dành thời gian quá mức vào giai đoạn nghiên cứu, bạn có thể muốn tự nhủ rằng bạn phải dừng lại sau 1 – 2 giờ. Hoặc nếu bạn gặp khó khăn trong việc đưa ra một bản nháp ban đầu, thì bạn có thể quyết định trước bao nhiêu thời gian bạn muốn đầu tư để hoàn thành một cái gì đó được đánh máy.
“Đóng khung “ thời gian không đảm bảo rằng bạn sẽ hoàn thành công việc trong thời gian quy định.
Tất cả chúng ta đều có giới hạn của mình vì vậy tôi không thể hứa rằng mọi thứ sẽ hoàn thành bằng cách sử dụng các chiến lược trên. Nhưng khi bạn sử dụng những kỹ thuật này, bạn có thể làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
Nguồn : HBR
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ:
KC Partnership Consultant
- https://kcpconsultant.com/
- 62A Phạm Ngọc Thạch P.6 Q.3 TP HCM
- Hotline: 0989.676.498
- Email: info@kcpconsultant.com
